5 Kesilapan Perakaunan Yang Sering Dilakukan Oleh PKS

Mengurus perniagaan bukanlah satu tugas yang mudah. Pemilik perniagaan perlu mengimbangi pelbagai aspek termasuk jualan, pemasaran, operasi, sumber manusia dan kewangan.

Dalam kesibukan mengembangkan perniagaan, aspek perakaunan sering dianggap sebagai perkara yang boleh ditangguhkan. Ada yang hanya memberi perhatian kepada akaun apabila hampir tarikh audit atau penghantaran cukai.

Namun hakikatnya, kesilapan kecil dalam pengurusan perakaunan boleh memberi kesan besar kepada prestasi dan kestabilan kewangan syarikat.

Sepanjang pengalaman saya dalam bidang kewangan dan penasihatan perniagaan, terdapat beberapa kesilapan yang sering berulang dalam kalangan perusahaan kecil dan sederhana (PKS). Kesilapan ini bukan sahaja menjejaskan ketepatan laporan kewangan, malah boleh menyebabkan masalah cash flow, percukaian dan pengurusan perniagaan secara keseluruhan.

1. Mencampurkan Duit Syarikat dan Duit Peribadi

Ini merupakan kesilapan yang paling kerap berlaku dalam kalangan pemilik perniagaan.

Ramai pemilik menggunakan akaun bank syarikat untuk membayar perbelanjaan peribadi seperti bil keluarga, pembelian peribadi atau perbelanjaan harian. Dalam masa yang sama, ada juga hasil jualan syarikat yang dimasukkan ke dalam akaun peribadi.

Apabila perkara ini berlaku, rekod kewangan menjadi tidak jelas dan sukar untuk menentukan kedudukan sebenar syarikat.

Antara kesannya ialah:

• Laporan kewangan menjadi tidak tepat.
• Sukar mengenal pasti keuntungan sebenar syarikat.
• Menimbulkan isu semasa audit dan percukaian.
• Menyukarkan pemantauan aliran tunai.

Penyelesaian terbaik ialah membuka dan menggunakan akaun bank syarikat secara berasingan untuk semua transaksi perniagaan.

2. Tidak Menyimpan Dokumen Sokongan Dengan Baik

Setiap transaksi perniagaan perlu mempunyai dokumen sokongan yang lengkap.

Dokumen seperti invois, resit, payment voucher, kontrak dan penyata bank memainkan peranan penting dalam membuktikan sesuatu transaksi berlaku.

Malangnya, ramai pemilik perniagaan tidak mempunyai sistem penyimpanan dokumen yang tersusun.

Antara masalah yang sering berlaku:

• Resit hilang.
• Invois tidak lengkap.
• Dokumen sukar dicari apabila diperlukan.
• Tiada rekod pembayaran yang jelas.

Apabila dokumen sokongan tidak lengkap, syarikat mungkin menghadapi kesukaran semasa audit atau semakan percukaian.

Hari ini, penggunaan sistem cloud storage dan penyimpanan digital boleh membantu mengurangkan risiko kehilangan dokumen penting.

3. Tidak Membuat Bank Reconciliation

Ramai pemilik perniagaan tidak menyedari kepentingan bank reconciliation.

Bank reconciliation ialah proses menyemak dan memastikan rekod akaun syarikat selaras dengan penyata bank.

Tanpa proses ini, pelbagai kesilapan boleh berlaku tanpa disedari seperti:

• Transaksi yang tertinggal.
• Bayaran berganda.
• Wang masuk yang tidak direkodkan.
• Kesilapan kemasukan data.
• Perbezaan baki akaun dan baki bank.

Bank reconciliation sepatutnya dilakukan sekurang-kurangnya sekali setiap bulan bagi memastikan ketepatan rekod kewangan syarikat.

4. Akaun Hanya Dikemaskini Setahun Sekali

Ini juga merupakan masalah yang sangat biasa berlaku dalam kalangan PKS.

Sesetengah pemilik hanya menghubungi akauntan apabila hampir tarikh audit atau penghantaran cukai.

Akibatnya, mereka tidak mempunyai maklumat kewangan yang terkini untuk membuat keputusan sepanjang tahun.

Apabila akaun tidak dikemaskini secara berkala:

• Masalah cash flow lambat dikesan.
• Kos yang meningkat tidak disedari.
• Pelanggan yang lambat membayar tidak dipantau.
• Prestasi sebenar syarikat tidak diketahui.

Perakaunan bukan sekadar proses pematuhan. Ia adalah alat pengurusan yang membantu pemilik memahami keadaan sebenar perniagaan pada setiap masa.

5. Tidak Memantau Cash Flow

Ramai pemilik terlalu fokus kepada jualan dan keuntungan tanpa memberi perhatian kepada aliran tunai.

Hakikatnya, syarikat boleh mencatat keuntungan tetapi masih mengalami masalah kewangan jika tunai tidak mencukupi.

Situasi ini biasanya berlaku apabila:

• Pelanggan lambat membuat bayaran.
• Terlalu banyak jualan kredit.
• Stok terlalu tinggi.
• Kos operasi meningkat.
• Tiada perancangan tunai yang jelas.

Cash flow yang lemah boleh menyebabkan syarikat menghadapi kesukaran membayar gaji, pembekal, cukai dan komitmen lain walaupun jualan kelihatan memberangsangkan.

Sebab itu cash flow perlu dipantau sama penting dengan jualan dan keuntungan.

Kenapa Kesilapan Ini Sering Berlaku?

Terdapat beberapa sebab utama mengapa masalah ini berlaku dalam kalangan PKS:

• Pemilik terlalu sibuk mengurus operasi harian.
• Kurang kefahaman mengenai pengurusan kewangan.
• Menganggap akaun hanya untuk audit dan cukai.
• Tiada sistem atau proses yang konsisten.
• Tidak mempunyai staf kewangan yang khusus.
• Ingin menjimatkan kos pada peringkat awal perniagaan.

Walau bagaimanapun, kos yang terpaksa ditanggung akibat kesilapan ini sering kali jauh lebih tinggi berbanding kos untuk mengurus rekod kewangan dengan betul sejak awal.

Kesan Kepada Perniagaan

Apabila kesilapan-kesilapan ini dibiarkan berlarutan, syarikat berisiko menghadapi:

• Laporan kewangan yang tidak tepat.
• Keputusan perniagaan yang kurang tepat.
• Masalah aliran tunai.
• Risiko audit dan percukaian yang lebih tinggi.
• Kesukaran mendapatkan pembiayaan.
• Ketidakmampuan mengenal pasti keuntungan sebenar.

Lebih membimbangkan, ramai pemilik hanya menyedari masalah tersebut apabila syarikat mula mengalami tekanan kewangan.

Mana Satu Yang Paling Kritikal?

Jika saya perlu memilih satu kesilapan yang paling kritikal, jawapannya ialah mencampurkan duit syarikat dan duit peribadi.

Apabila perkara ini berlaku, hampir semua aspek pengurusan kewangan akan terjejas.

Laporan kewangan menjadi kurang tepat, cash flow sukar dipantau, percukaian menjadi lebih rumit dan prestasi sebenar syarikat sukar dinilai.

Disiplin mengasingkan kewangan syarikat dan peribadi perlu dibina sejak hari pertama perniagaan bermula.

Kesimpulan

Perakaunan yang baik bukan sekadar memenuhi keperluan audit atau cukai. Ia membantu pemilik memahami keadaan sebenar perniagaan dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Dengan mengelakkan lima kesilapan utama ini, pemilik perniagaan dapat meningkatkan kawalan kewangan, mengurangkan risiko dan membina asas yang lebih kukuh untuk pertumbuhan jangka panjang.

Semakin awal sistem kewangan disusun dengan baik, semakin mudah perniagaan berkembang dengan lebih teratur dan yakin.

---

Perlukan Panduan Mengurus Kewangan Perniagaan Dengan Lebih Baik?

Razif & Co membantu syarikat dan PKS mengurus perakaunan, percukaian, cash flow dan pelaporan kewangan secara lebih sistematik supaya pemilik dapat memberi fokus kepada pertumbuhan perniagaan dengan lebih yakin.

Hubungi kami untuk sesi konsultasi dan ketahui bagaimana pengurusan kewangan yang lebih teratur boleh membantu perniagaan anda berkembang dengan lebih mampan.